Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO

Datenschutzhinweise im Zusammenhang mit Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten im Customer-Relationship-Management System (CRM-System) des Referats IV/1 der Universität Passau.

1. Verantwortliche Stelle

Universität Passau
Körperschaft des öffentlichen Rechts gemäß Art. 11 Abs. 1 BayHschG
Die Universität Passau wird von dem Vorsitzenden des Leitungsgremiums, Präsident Prof. Dr. Ulrich Bartosch, gesetzlich vertreten.

Universität Passau
Innstraße 41
94032 Passau

Telefon: 0851/509-0
Telefax: 0851/509-1005
Praesident@uni-passau.de

2. Kontaktdaten des bestellten behördlichen Datenschutzbeauftragten

Johannes Nehlsen, externer Datenschutzbeauftragter

insidas GmbH & Co. KG, Wallerstraße 2, 84032 Altdorf

Telefon: +49 871/20 54 94 – 0

E-Mail: datenschutz@uni-passau.de

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung) oder Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DGSVO (öffentliches Interesse) in Verbindung mit Art. 4 Abs. 1 BayDSG in Verbindung mit Art. 2 Abs. 1 S. 2, Abs. 2  S. 3 ff., Abs. 4 S. 1, 37, 67 BayHIG und dient ausschließlich folgenden Aufgaben:

• Vermittlung von Kooperationspartnern (Art. 6 Abs. 1 lit. A DSGVO)
• Anbahnung und Organisation von Projekten in Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern (Art. 6 Abs. 1 lit. E DSGVO in Verbindung mit Art. 2 Abs. 1 S. 2, Abs. 2  S. 3 ff., Abs. 4 S. 1, 37, 67 BayHIG)
• Kontaktpflege (Art. 6 Abs. 1 lit. E DSGVO in Verbindung mit Art. 2 Abs. 1 S. 2, Abs. 2  S. 3 ff., Abs. 4 S. 1, 37, 67 BayHIG)
• Information über Aktivitäten in den Bereichen Transfer und Gründungsförderung, z.B. Veranstaltungsbewerbung (Art. 6 Abs. 1 lit. A DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. E DSGVO in Verbindung mit Art. 2 Abs. 1 S. 2, Abs. 2  S. 3 ff., Abs. 4 S. 1, 37, 67 BayHIG)
• Organisation von Veranstaltungen (Speicherung von Teilnehmenden-Daten) (Art. 6 Abs. 1 lit. A DSGVO)
• Durchführung der Gründungsberatung (Art. 6 Abs. 1 lit. A DSGVO

4. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Personaldaten, Anschriften, Kontaktdaten, Unternehmens-/Organisationszugehörigkeit, Interaktionsdaten, studentische Daten.

5. Empfänger der personenbezogenen Daten

Die Daten werden ausschließlich zur Erfüllung oben genannter Aufgaben innerhalb des Referats IV/1 Transfer und Gründungsförderung der Universität Passau gespeichert und verarbeitet.

Zur Vermittlung von Kooperationspartnern kann auf Basis einer expliziten Einwilligung eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an ausgewählte Empfänger innerhalb oder außerhalb der Universität Passau erfolgen. Eine Übermittlung erfolgt nur in diesem Fall und nur auf ausdrücklichen Wunsch der Betroffenen und bei Vorliegen eines konkreten Vorhabens zur Anbahnung eines Kooperationsprojekts. In jedem Fall erfolgt eine sorgfältige Prüfung der Passung und Auswahl der Daten sowie eine zwingende Freigabe durch Abteilungs- oder Referatsleitung. Die Übermittlung folgt dem Grundsatz der Datensparsamkeit nach Art. 5 DSGVO und wird dokumentiert.

Im Rahmen der Gründungsförderung kann auf Basis einer expliziten Einwilligung eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an ausgewählte Empfänger innerhalb oder außerhalb der Universität Passau erfolgen. Eine Übermittlung erfolgt nur in diesem Fall und nur auf ausdrücklichen Wunsch der Betroffenen und bei Vorliegen eines konkreten Nutzens für die Betroffenen. In jedem Fall erfolgt eine sorgfältige Prüfung der Passung und Auswahl der Daten sowie eine zwingende Freigabe durch die Gründungsberaterin. Die Übermittlung folgt dem Grundsatz der Datensparsamkeit nach Art. 5 DSGVO und wird dokumentiert.

6. Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland

Es findet keine Weitergabe an Empfänger in Drittländern statt.

7. Dauer der Speicherung, oder jedenfalls die Kriterien für die Speicherdauer/Überprüfungsfristen

Ihre Daten werden grundsätzlich nur bis zur Erfüllung des jeweiligen Speicherzwecks gespeichert. Eine Löschung erfolgt aber spätestens zwei Jahre nach dem letzten Kontakt. Im Rahmen von Förderanträgen (z.B. EXIST, FLÜGGE) erfolgt die Speicherung gemäß rechtlichen Vorgaben.

8. Besondere Hinweise

Es erfolgt eine Auftragsdatenverarbeitung:

CRM-System

Combit Software GmbH 

Bücklestraße 3-5
78467 Konstanz
Deutschland
T +49 7531 9060-10
F +49 7531 9060-18
service@combit.net
www.combit.net

E-Mail-Postfach für E-Mail-Autopiloten im Rahmen des CRM-Systems

Mattgold Media GmbH

Kirchenstraße 1 
54294 Trier

Tel 0651 4936777-0
Fax 0651 4936777-9
info@mattgold.media Betroffenenrechte

Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu, sofern Sie diese nicht missbräuchlich geltend machen oder Ihr Anliegen offensichtlich unbegründet oder exzessiv ist:

• Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG).
• Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
• Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).
• Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.
• Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
• Liegt eine internationale Übermittlung von personenbezogen Daten ohne Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission vor, haben Sie das Recht eine Kopie der vertraglichen Garantien auf Anfrage bei uns erhalten.
• Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München. Neben dem Beschwerderecht können Sie auch einen gerichtlichen Rechtsbehelf einlegen.