Entwicklung der Universitätsverwaltung
Die Verwaltung der Universität Passau versteht sich als offene und innovative Serviceeinrichtung für die Wissenschaft. Aus diesem Selbstverständnis heraus wurde im Rahmen eines Strategieprozesses für den Zeitraum 2023 bis 2027 eine strategic Roadmap entwickelt. Sie ist darauf gerichtet, Verwaltungsprozesse zu optimieren und die Digitalisierung voranzutreiben, um die Universität langfristig erfolgreich aufzustellen.
Die Grafik zeigt das „Strategy Design“ für die Jahre 2023 bis 2026 und folgende. 2023 wurde damit begonnen das Multiprojektmanagement aufzubauen. Im Jahr 2024 wurde ein sogenannter System Check mit der externen Beratungsfirma Horváth & Partner durchgeführt. Daraus resultierten zwei Ergebnisse: Zum einen soll in den kommenden Jahren ein Leitbild für die Verwaltung, ebenfalls gemeinsam mit der externen Beratungsfirma Horváth & Partner, erarbeitet werden. Zum anderen soll sich dem Thema „Smart Business Reengineering“ gewidmet werden. Darunter fallen zum Beispiel die Themen Prozessmanagement, Dokumenten Management System (DMS) und KI (Künstliche Intelligenz). Außerdem wird sich die Universität im Jahr 2026 und den darauffolgenden Jahren mit den Themen Organisationsoptimierung, Ressourcen-Check und Bürokratieabbau beschäftigten. Zusätzlich ist auf der Grafik zu sehen, was das „House of Governance“ alles umfasst: Darunter fallen die Interne Revision, das Risikomanagement und das Compliance Management.
- 2023: Beginn Einführung eines Multiprojektmanagements bzw. Portfolio-Managements
- Ziel: Professionelle und aufeinander abgestimmte Auswahl, Planung, Steuerung und Überwachung der Projektlandschaft der Universität Passau
- Aktueller Stand:
- Abbildung aller Projekte in einem Projektportfolio
- Priorisierung der Projekte
- Einführung von Projektstandards
- Einführung von Projekt-Reporting-Runden zum Projekt-Controlling
- Verbesserungspotentiale (Ergebnisse „Quick Check“):
- Stärkere Anwendung und Einhaltung von Projektstandards
- Optimierung der Ressourcenzuweisung und des (Re-)Priorisierungs-Prozesses
- Optimierung der Programmsteuerung zur effektiven Koordination paralleler Projekte
- Weitere Informationen siehe Website Projektmanagement
- 2023: Beginn Einführung eines Multiprojektmanagements bzw. Portfolio-Managements
- Ziel: Professionelle und aufeinander abgestimmte Auswahl, Planung, Steuerung und Überwachung der Projektlandschaft der Universität Passau
- Aktueller Stand:
- Abbildung aller Projekte in einem Projektportfolio
- Priorisierung der Projekte
- Einführung von Projektstandards
- Einführung von Projekt-Reporting-Runden zum Projekt-Controlling
- Verbesserungspotentiale (Ergebnisse „Quick Check“):
- Stärkere Anwendung und Einhaltung von Projektstandards
- Optimierung der Ressourcenzuweisung und des (Re-)Priorisierungs-Prozesses
- Optimierung der Programmsteuerung zur effektiven Koordination paralleler Projekte
- Weitere Informationen siehe Website Projektmanagement
- Jan 2024 – Jun 2024: Durchführung des „Quick Checks Verwaltung“
- Ziele:
- Externe Einschätzung des Status Quo der Universitätsverwaltung
- Identifizierung von Möglichkeiten/Handlungsfeldern, um die Universitätsverwaltung langfristig zukunftsfähig zu gestalten
- Methoden: Dokumentenanalyse, Workshop-Formate, Interviews
- Ergebnisse:
- Die Verwaltung (inkl. UB und ZIM) erbringen Kernaufgaben mit guter Qualität
- Personalengpässe und unklare Prozesse stellen Herausforderungen dar
- Ressourcen stark auf Routineaufgaben fokussiert
- Themen wie Prozessoptimierung sowie Klärung von Zuständigkeiten, Zusammenarbeit und strategische Arbeit werden vernachlässigt
- Verbesserung dieser Bereiche aufgrund steigender Aufgaben und Effizienzdruck besonders wichtig
- Weiteres Vorgehen: Priorisierung der Handlungsfelder „Zusammenarbeitsmodelle / Kultur“ und „Prozessmanagement aufbauen und etablieren“ à Projekt Prozessmanagement bereits gestartet, Stabstelle Prozessmanagement eingerichtet, Folgeprojekt mit Horváth & Partner zum Thema „Strategischer Rahmen Universitätsverwaltung / Leitbild“ aufgesetzt
- Jan 2024 – Jun 2024: Durchführung des „Quick Checks Verwaltung“
- Ziele:
- Externe Einschätzung des Status Quo der Universitätsverwaltung
- Identifizierung von Möglichkeiten/Handlungsfeldern, um die Universitätsverwaltung langfristig zukunftsfähig zu gestalten
- Methoden: Dokumentenanalyse, Workshop-Formate, Interviews
- Ergebnisse:
- Die Verwaltung (inkl. UB und ZIM) erbringen Kernaufgaben mit guter Qualität
- Personalengpässe und unklare Prozesse stellen Herausforderungen dar
- Ressourcen stark auf Routineaufgaben fokussiert
- Themen wie Prozessoptimierung sowie Klärung von Zuständigkeiten, Zusammenarbeit und strategische Arbeit werden vernachlässigt
- Verbesserung dieser Bereiche aufgrund steigender Aufgaben und Effizienzdruck besonders wichtig
- Weiteres Vorgehen: Priorisierung der Handlungsfelder „Zusammenarbeitsmodelle / Kultur“ und „Prozessmanagement aufbauen und etablieren“ à Projekt Prozessmanagement bereits gestartet, Stabstelle Prozessmanagement eingerichtet, Folgeprojekt mit Horváth & Partner zum Thema „Strategischer Rahmen Universitätsverwaltung / Leitbild“ aufgesetzt
- Jul – Nov 2024: Durchführung des Projekts
- Ziele:
- Partizipative Entwicklung des Leitbilds Verwaltung unter aktiver Beteiligung der Führungskräfte, um einen Rahmen für mehr Miteinander zu schaffen.
- Darauf aufbauend Definition des Organisationsmodells sowie strategischer Ziele und Schwerpunkte
- Verknüpfung des strategischen Rahmens mit dem bereits etablierten Projektportfoliomanagement (Multiprojektmanagement) sowie bereits laufenden Initiativen und Projekten
- Methoden: Umfragen, Workshops, Gallery Walks
- Jul – Nov 2024: Durchführung des Projekts
- Ziele:
- Partizipative Entwicklung des Leitbilds Verwaltung unter aktiver Beteiligung der Führungskräfte, um einen Rahmen für mehr Miteinander zu schaffen.
- Darauf aufbauend Definition des Organisationsmodells sowie strategischer Ziele und Schwerpunkte
- Verknüpfung des strategischen Rahmens mit dem bereits etablierten Projektportfoliomanagement (Multiprojektmanagement) sowie bereits laufenden Initiativen und Projekten
- Methoden: Umfragen, Workshops, Gallery Walks
Meldungen für Beschäftigte
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