Nach der formalen Einleitung des Akkreditierungsverfahrens durch das Akkreditierungsgremium dient ein dokumentiertes Vorgespräch zwischen Studiengangsverantwortlichen und KSA zur Einführung in den Verfahrensablauf mittels Handreichungen und eines vorläufigen Zeitplans sowie zur Erläuterung des einzureichenden Selbstberichts und der studiengangsrelevanten Anlagen (Studiengangsdokumentation) auf Basis der Bayerischen Studienakkreditierungsverordnung (BayStudAkkV). Der Beschluss des Akkreditierungsgremiums wird veröffentlicht und die KSA-Liste im Abgleich mit der KSE-Liste auf der Website aktualisiert.
Studiengangsverantwortliche reichen daraufhin bis zur nächsten Sitzung des Akkreditierungsgremiums einen Selbstbericht, eine FStuPO, einen Modulkatalog und ggf. weitere studiengangsrelevante Dokumente ein. Bei einer Reakkreditierung muss im Selbstbericht explizit zu eventuellen Empfehlungen aus dem vorangegangenen Akkreditierungsverfahren sowie zu abgeschlossenen Zielvereinbarungen Stellung genommen werden. Darüber hinaus legen Studiengangsverantwortliche eine Vorschlagsliste von externen professoralen Expertinnen und Experten, externen Vertretenden aus der Berufspraxis sowie externen Studierendenvertretenden vor. Studiengangsverantwortliche sind hierbei an die Vorgaben der Handreichung „Hinweise zu Befangenheitsregeln für die Bestellung externer Gutachtungsgruppen“ gebunden, die sich an den Befangenheitsregeln der Deutschen Forschungsgesellschaft orientieren. Die Unbefangenheit der externen Gutachtenden wird durch die KSA überprüft und mittels Unbefangenheitserklärungen der Begutachtenden sichergestellt. Die externe Begutachtungsgruppe setzt sich bei Einzelakkreditierungen i.d.R. aus zwei professoralen Vertretenden, einer Vertretung der Berufspraxis und einer studentischen Vertretung zusammen; bei Bündelakkreditierungen erhöht sich die Anzahl der professoralen Vertretenden. Im Rahmen des Vorgesprächs wird auf den Wunsch nach einer geschlechterparitätischen Zusammensetzung verwiesen. Die KSA koordiniert ergänzend zum Selbstbericht parallel die Erhebung von Daten gemäß der Anforderungen an das Datenblatt des Akkreditierungsrates mit dem Referat Controlling und Statistik sowie dem EXA-Management. Die KSA prüft die Vollständigkeit des Selbstberichts und fertigt einen Vorprüfungsbericht der formalen Kriterien der BayStudAkkV für die externen Begutachtenden an.
Erfüllt der Selbstbericht nicht die formalen bzw. inhaltlichen Anforderungen, erfolgt ein erneutes Gespräch zwischen Studiengangsverantwortlichen und der KSA. Der Selbstbericht wird ggf. in Abstimmung mit den Studiengangsverantwortlichen durch die KSA korrigiert. Bei Erschöpfung der Vorschlagsliste, etwa wegen Befangenheiten, reichen Studiengangsverantwortliche des zu akkreditierenden Studiengangs eine neue Vorschlagsliste ein; bei erneuter Erschöpfung hat die Universitätsleitung das Vorschlagsrecht. Diese Phase ist i.d.R. an die Septembersitzung des Akkreditierungsgremiums gebunden und erstreckt sich über ein Semester.
Nach Eingang der Studiengangsdokumentation sowie der Zusammenstellung der Begutachtungsgruppe koordiniert die KSA einen Begehungstermin mit den externen Begutachtenden, Studiengangsverantwortlichen und Studierenden sowie Dozierenden und Mitgliedern der Universitätsleitung. Die KSA informiert die externen Begutachtenden vorab über die rechtliche Grundlage (BayStudAkkV) und das Verfahren zu internen Akkreditierungen der Universität. Ferner werden externe Begutachtende mit Handreichungen zur Studiengangsdokumentation, zur Formulierung qualitätssichernder Maßnahmen sowie zu den Anforderungen an den Akkreditierungsbericht informiert.
Auf Basis der Studiengangsdokumentation sowie qualitätssichernder Grundlagendokumente (Leitbild für die Lehre und Akkreditierungsrichtlinie) befindet die externe Begutachtungsgruppe über den Studiengang im Rahmen einer Begehung und fertigt einen Qualitätsbericht an. Die Berichterstattung erfolgt unter Koordination und Begleitung der KSA. Dieser Bericht kann Vorschläge zu qualitätssichernden Maßnahmen in Form von Auflagen und Empfehlungen enthalten. Studiengangsverantwortliche erhalten nach Freigabe des Qualitätsberichts die Möglichkeit zur Stellungnahme. Diese Phase ist nicht an Gremien gebunden und findet i.d.R. während des Sommersemesters statt.
Das Akkreditierungsgremium beschließt auf Grundlage der Studiengangsdokumentation, des Qualitätsberichts der externen Qualitätsprüfung und möglicher Stellungnahmen die Annahme sowie die begründete Änderung oder Ablehnung qualitätssichernder Maßnahmen. Das Akkreditierungsgremium beschließt die Akkreditierung bzw. Nichtakkreditierung eines Studiengangs und verleiht ggf. die Akkreditierungsurkunde samt Akkreditierungssiegel. Diese Phase ist an die Septembersitzung des Akkreditierungsgremiums gebunden.
Bei einer internen Akkreditierung mit Auflagen wird die vorläufige Akkreditierung für ein Jahr ausgesprochen; nach Ablauf der Frist überprüft das Akkreditierungsgremium die Auflagenerfüllung. Die KSA koordiniert und überwacht die Umsetzung von Auflagen mit den Studiengangsverantwortlichen; bei Auflagen, die wesentliche Änderungen am Studiengang erfordern, stoßen Studiengangsverantwortliche einen neuen KSE-Prozess an. Empfehlungen sind Gegenstand des Selbstberichts sowie – je nach Fokus – der internen Prüfung bzw. der externen Begutachtung im Rahmen der Reakkreditierung. Die jeweils für die Durchführung des Studiengangs zuständigen Fakultäten sind verantwortlich für die Umsetzung von qualitätssichernden Maßnahmen; dies trifft auch auf jene systemischen qualitätssichernden Maßnahmen zu, die über die Zuständigkeitsbereiche der Studiengänge hinaus gehen. Die Überprüfung der Auflagenerfüllung ist an die Septembersitzung des Akkreditierungsgremiums gebunden.
Wird ein Studiengang außerhalb eines Akkreditierungsverfahrens im Sinne einer Veränderung der Stammdaten in der Akkreditierungsdatenbank des Akkreditierungsrates wesentlich verändert, werden dem Akkreditierungsgremium diese Änderungen mitgeteilt. Das Akkreditierungsgremium prüft daraufhin, ob die wesentlichen Änderungen eine inhaltliche Neubewertung der Akkreditierungsgrundlage erfordern und leitet in diesem Fall ein neues Akkreditierungsverfahren ein. Ist eine inhaltliche Neubewertung der Akkreditierungsgrundlage nicht erforderlich, bleibt die ursprüngliche Akkreditierungsentscheidung bestehen.
Die Systemakkreditierung ist ein Verfahren zur Qualitätssicherung. Es soll die kontinuierliche Sicherung und Weiterentwicklung von Standards im Bereich Studium und Lehre gewährleisten. Eine systemakkreditierte Universität kann ihre Studienprogramme selbstbestimmt auf die Einhaltung von Qualitätsstandards überprüfen und akkreditieren.
Die Systemakkreditierung stellt sicher, dass die qualitätstragenden Prozesse der Programmakkreditierung bereits die Studiengangsentwicklung bestimmen und in bestehenden Studiengängen regelmäßig kontrolliert werden. Hierzu zählen z.B. ein in sich schlüssiger und kompetenzorientierter Studienaufbau, eine Sicherstellung der Studierbarkeit, eine klare Formulierung der Studiengangsziele in den Curricula sowie eine ausreichende Bereitstellung von Ressourcen, um die Studierbarkeit und das Erreichen der Ziele zu gewährleisten.
Bei der Systemakkreditierung wird das Qualitätssicherungssystem der Universität qualitätsgeprüft. Eine systemakkreditierte Universität akkreditiert ihre Studiengänge intern und vergibt das Gütesiegel der Stiftung Akkreditierungsrat selbst. Das Universitätsakkreditierungssystem wird in einem Turnus von acht Jahren erneut durch eine Agentur begutachtet und der Stiftung Akkreditierungsrat zur Reakkreditierung vorgelegt. Das Qualitätssicherungssystem der Universität wird dabei durch folgende Parameter geleitet:
