Seit März 2005 arbeitet das Prüfungsamt der Universität Passau mit der Verwaltungssoftware HISQIS: Für Studierende, Lehrende und die Mitarbeiter in der Verwaltung bedeutet dies eine enorme Erleichterung. Die Arbeit wird dennoch nicht weniger: Durch die Umstellung auf die Bachelor- und Masterstudiengänge erhöht sich beispielsweise der Beratungsaufwand enorm. HISQIS entlastet hier von vielen Routineaufgaben. Pro Jahr werden weit über 70.000 Prüfungen über HISQIS abgewickelt. Die Akzeptanz ist enorm: Allein in den letzten drei Monaten gab es fast 520.000 einzelne Online-Zugriffe auf das System.
Waren das Zeiten: Wollte sich ein Student zu einer Prüfung anmelden, musste er dies in der Regel persönlich beim Prüfungsamt tun. Für die Studierenden bedeutete dies vor allem: Schlange stehen. War die Prüfung dann geschrieben, hieß es, immer wieder am Schwarzen Brett des Lehrstuhls vorbeizulaufen, um zu sehen, ob die Arbeit bereits korrigiert war: Auf langen Listen standen dann neben den Matrikelnummern die Noten. Um eine Bescheinigung über eine Prüfung ausgestellt zu bekommen, musste er dann zu den Öffnungszeiten im Lehrstuhlsekretariat oder im Prüfungsamt vorbeikommen. Hinter den Kulissen war der Aufwand ähnlich hoch: Die Noten-Listen mussten an das Prüfungssekretariat übermittelt werden, damit dort später festgestellt werden konnte, ob ein Student beispielsweise zur Zwischenprüfung zugelassen werden kann. Die Prüfungsverwaltungssoftware HISQIS verlagert das "Schwarze Brett" ins Internet. Bereits die Anmeldung erfolgt online: Die Studierenden können sich zu jeder Tages- und Nachtzeit von jedem an das Internet angeschlossenen PC zu ihren Prüfungen anmelden auch vom Heimatort aus oder während des Auslandssemesters in Argentinien. Durch das Online-Verfahren konnte auch die Anmeldefrist verlängert und näher an den Prüfungstermin herangeschoben werden. Wenn eine Prüfung geschrieben ist, werden die Noten in HISQIS eingetragen - und damit automatisch ans Prüfungsamt übermittelt. Mit den Zugangsdaten, die jeder Student zu Beginn des Studiums erhält, kann er sich zu jeder Tages- und Nachtzeit ins System einloggen und sich seine Notenübersicht ausdrucken. Der Gang zum Lehrstuhl oder zum Prüfungsamt entfällt.
Für die Mitarbeiter an den Lehrstühlen und in der Verwaltung erleichtert das System vieles: Prüfungsergebnisse müssen nur an einer Stelle eingegeben werden und nicht wie früher mehrfach. Da sich die Studierenden auch online zu Prüfungen anmelden können, entfällt auch hier eine aufwändige Eingabe der Daten.
Auch die Mitarbeiter in der Studentenkanzlei profitieren von dem System: Adressänderungen können die Studierenden online vornehmen, ebenso sich Studienbescheinigungen beispielsweise zur Beantragung von BAföG selbst ausdrucken. Für die Mitarbeiter in der Verwaltung bedeuten diese Online-Services eine erhebliche Entlastung von Routineaufgaben: Das zeitaufwändige, teilweise mehrfache Eingeben von Noten entfällt, ebenso das Ausstellen von Bescheinigungen. "Durch die Umstellung auf das Bachelor- und Mastersystem hat sich die Zahl der Prüfungen vervielfacht - ohne ein Online-Servicesystem wie HISQIS könnten wir dies unmöglich noch leisten", sind sich Gertraud Eckmüller-Schiestl und Heinz Bachsleitner, die beiden Leiter des Prüfungssekretariats, einig. Ohne die Software hätte sich auch die Zahl der Mitarbeiter mindestens verdreifachen müssen. "Über HISQIS werden pro Jahr mehr als 70.000 Prüfungen abgewickelt - allein die Entgegennahme der einzelnen Anmeldungen würden wir mit unserem Personal nicht bewältigen", so Heinz Bachsleitner. "Pro Jahr kostet uns das System wenige Tausend Euro Lizenzgebühren - die Effizienzsteigerung durch diese Investition beträgt ein Vielfaches", erläutert Bernd Binder, Leiter des IT-Referats in der Verwaltung, die finanzielle Größenordnung. Das System ist bei den Beteiligten - insgesamt haben rund 9.500 Personen Zugriff auf das System - hervorragend akzeptiert: Das beweisen allein die fast 520.000 Zugriffe auf das System in den letzten drei Monaten. Wenn jeder dieser Zugriffe beispielsweise einen Anruf beim Prüfungssekretariat bedeutet hätte, kann man sich vorstellen, was dort los wäre.
Weniger Arbeit haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Prüfungssekretariat trotzdem nicht: "Der Beratungsaufwand bei den Studierenden ist enorm gestiegen, die Prüfungsordnungen in Bachelor- und Masterstudiengängen sind weit komplexer als früher in den Diplom- oder Magisterstudiengängen", so Gertraud Eckmüller-Schiestl. "Auch die Anerkennung von Studienleistungen bei einem Wechsel des Studiengangs beziehungsweise der Universität oder nach einem Auslandsaufenthalt ist zeitintensiver als früher." Ganz nebenbei müssen die Prüfungen natürlich auch organisiert werden: Prüfer festgelegt, Räume reserviert, Aufsichten organisiert, Zeiträume überschneidungsfrei festgelegt werden.
Bei der Menge an verwalteten Prüfungen und Zugriffen kommt es vereinzelt natürlich auch einmal zu "Problemen", bei denen Mitarbeiter von Hand ins System eingreifen müssen die aber praktisch nie auf die Software zurückzuführen sind. Pro Jahr tauchen nach Schätzungen der Mitarbeiter im Prüfungssekretariat maximal 400 Problemfälle auf, die allerdings ganz unterschiedlicher Natur sein können. So kommt es beispielsweise vor, dass sich Studierende zu einem falschen Modul anmelden, dies muss dann vom Prüfungssekretariat "von Hand" geändert werden. Vereinzelt werden auch einmal falsche Noten eingetragen - wo Menschen am Werk sind, können solche Fehler passieren. Da jeder Studierende aber Einblick in seine Klausuren nehmen kann, fallen solche Fehler schnell auf und können problemlos korrigiert werden.
Die Möglichkeit der Anerkennung von einzelnen Prüfungsleistungen in anderen Modulen ist ebenso ein häufiger Wunsch der Studierenden, ist aber Ausdruck der flexiblen Gestaltung der Bachelor- und Masterstudiengänge. Ohne eine funktionierende Software wäre hier schon längst ein Chaos ausgebrochen.
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