Einkauf - allgemeine Informationen und Hinweise

Der Einkauf wickelt alle Beschaffungen an der Universität ab. Da Beschaffungen in der Regel auf Ausschreibungen beruhen bzw. vertragliche Bindungen eingegangen werden, dürfen Aufträge dazu nicht durch die anfordernde Stelle erteilt werden, sondern müssen über den Einkauf erfolgen. Das Referat VII/5 legt dabei auch fest, welcher Vertragstyp (Kauf-, Miet-, Dienst- oder Werkvertrag) einschlägig ist. Die Zuständigkeiten gelten auch bei einer Finanzierung aus Drittmitteln.

Weil bei Auftragserteilung durch Nichtberechtigte oder bei nicht erfolgter Abstimmung regelmäßig vertragliche Bindungen der Universität und/oder haushaltsrechtliche Bestimmungen verletzt werden, hat die Universitätsleitung beschlossen, verursachte Kosten nicht mehr zu erstatten.

Information über die Zuständigkeit für vertragliche Bindungen

Ausnahmen von der Beschaffungszuständigkeit:

Aufträge im Zusammenhang mit Veranstaltungen (Catering, Hotelbuchungen etc.) besprechen Sie bitte mit dem Referat Eventmanagement. Literatur wird durch die Universitätsbibliothek  beschafft. Um Arbeitsverträge kümmert sich ausschließlich die Personalabteilung. Ansonsten sind Ausnahmen nur zulässig, soweit sie mit den Beschaffungsstellen vorher abgestimmt worden sind.

Eigenständige Beschaffungen

Diese sind grundsätzlich vorab mit dem Referat Einkauf abzuklären

Erforderliche Dokumente:

• Rechnung
• Zahlungsnachweis (z. B. Kreditkartenabrechnung, Kontoauszug etc.)
• Anschreiben mit der zu belastenden Kostenstelle und der Bankverbindung, auf welche die Kostenerstattung erfolgen soll
• Materialanforderung (bei einmaliger oder erstmaliger Beschaffung)

Wir bitten um Verständnis, dass der Erstattungsantrag nur nach Vorliegen aller o. g. Unterlagen genehmigt werden kann.

Bestandsverwaltung

Außerdem nehmen wir die Inventarisierung der erworbenen Güter vor. Wenn Sie dienstliche Gegenstände nicht mehr benötigen oder bei Defekt und Verlust, sind wir ebenfalls Ihr Ansprechpartner.

Bitte verwenden Sie für alle Beschaffungsanträge und Anfragen zu Hardware, Software, sonstige EDV-Artikel und IT-Verbrauchsmaterial das Formular zur Materialanforderung. Bei der Bestellung von neuen Rechnern muss bereits die zusätzlich gewünschte Software-Ausstattung angeben werden. Senden Sie das unterschriebene Formular per Hauspost an den Einkauf.

Bitte beachten Sie beim Ausfüllen des Formulars die wichtigen Hinweise zu den erforderlichen Angaben. Fehlende Angaben führen in der Regel zu Verzögerungen im Beschaffungsprozess.

Vor Beschaffungen, die über Drittmittel bzw. aus einem Projektbudget finanziert werden sollen, muss jeweils unbedingt abgeklärt werden, ob der dedizierte Etat dafür zur Verfügung steht.

Bitte füllen Sie zunächst das Formular Materialanforderung aus und senden dieses als Anhang (Upload) über das Formular Finanzierung aus Drittmitteln an das Drittmittelreferat.

Nach Prüfung der Finanzierung wird Ihr Antrag einschließlich der Genehmigung zur Bearbeitung an den Einkauf weitergeleitet.

Beschaffungen ohne diese Genehmigung können nicht bearbeitet werden. Falls für die Beschaffung in begründeten Fällen keine Artikel aus den Rahmenverträgen infrage kommen und ein Direktauftrag nicht möglich ist, muss abhängig von der Auftragssumme ein korrespondierendes Vergabeverfahren eingeleitet werden. Entsprechende Fristen u.a. Angebotsfrist usw. müssen in diesem Fall berücksichtigt werden und verzögern somit die Beschaffung. Berücksichtigen Sie bitte in diesem Fall, dass eine kurzfristige Beschaffung nicht möglich sein wird.

Beschaffungen von IT-Produkten werden in der Regel über Rahmenverträge abgewickelt. Diese gelten unabhängig davon, aus welcher Finanzierungsquelle die Zahlungen für einen Beschaffungsantrag veranlasst werden. Die Rahmenverträge beruhen auf Ausschreibungen, die meist gemeinsam mit anderen Hochschulen öffentlich durchgeführt werden. Bezugsberechtigt sind die Bedarfsträger der Universität Passau. Der Bezug ist auf Geräte für den dienstlichen Gebrauch beschränkt. Aufgrund der Teilnahme an Ausschreibungen ist die Universität Passau während der Vertragslaufzeit an die jeweiligen Vertragspartner gebunden. Bei der Bestellung von Geräten anderer Hersteller muss eine nachvollziehbare Begründung von Seiten des Bedarfsträgers vorgelegt werden.

• Weitere Informationen zu den Hardware-Rahmenverträgen
• Weitere Informationen zu den Software-Rahmenverträgen