Finanzabteilung
Aufgaben
Die Finanzabteilung betreut die Mitglieder der Universität in dienstlichen finanziellen Angelegenheiten.
Sie plant, vollzieht und überwacht sowohl den Staatlichen Sach- und Investitionshaushalt als auch den Körperschaftshaushalt. Sie stellt Anträge zu staatlichen Sonderprogrammen und -Finanzierungen und vergibt alle Liefer- und Dienstleistungsaufträge.
Die verschiedenen Aufgabenbereiche werden von fünf Referaten betreut:
- Referat VII/1 - Finanz- und Personalcontrolling
- Referat VII/2 - Haushalt (Staatlicher und Körperschaftshaushalt)
- Referat VII/3 - Forschungsmittel
- Referat VII/4 - Steuern und wirtschaftliche Betätigungen
- Referat VII/5 - Einkauf
Dienste
Soweit Sie dienstliche Drucke bzw. Kopien über die von der Firma Kopierzentrum Passau GmbH betriebenen Campusdrucker bzw. die Kopierzentrale fertigen, rechnen wir die entstandenen Kosten ab. Mittels Servicekarte des Studentenwerks Niederbayern/Oberpfalz verwalten wir die Nutzerberechtigung für die Campusdrucker.
An der Universität Passau erfolgt die Auftragsvergabe grundsätzlich zentral. Das Referat Einkauf ist die zentrale Stelle für die Vergabe von Lieferaufträgen (Beschaffung von Waren durch Kauf oder Leasing, Miete oder Pacht) und Dienstleistungsaufträgen (freiberufliche Leistungen, Berater- und Dozentenverträge, etc.). Das Referat VII/5 legt fest, welcher Vertragstyp (Rahmenvertrag, Kauf-, Miet-, Dienst- oder Werkvertrag) einschlägig ist. Die Zuständigkeiten gelten auch bei einer Finanzierung aus Drittmitteln.
Da Beschaffungen in der Regel auf Ausschreibungen beruhen bzw. vertragliche Bindungen eingegangen werden, dürfen Aufträge dazu nicht durch die anfordernde Stelle erteilt werden, sondern müssen über den Einkauf erfolgen. Weil bei Auftragserteilung durch Nichtberechtigte oder bei nicht erfolgter Abstimmung regelmäßig vertragliche Bindungen der Universität und/oder haushaltsrechtliche Bestimmungen verletzt werden, hat die Universitätsleitung beschlossen, verursachte Kosten nicht mehr zu erstatten. Das entsprechende Schreiben dazu können Sie hier einsehen.
Aufträge im Zusammenhang mit Veranstaltungen (Catering, Hotelbuchungen etc.) besprechen Sie bitte mit dem Referat Eventmanagement. Literatur wird durch die Universitätsbibliothek beschafft. Um Arbeitsverträge kümmert sich ausschließlich die Personalabteilung. Ansonsten sind Ausnahmen nur zulässig, insofern diese im Vorfeld mit den Beschaffungsstellen abgestimmt worden sind.
Weitere Details bezüglich Beschaffungen können Sie über die folgenden Links aufrufen:
Neben der Planung und dem Vollzug der Ansätze des Staatlichen Haushalts, der Drittmittel (Forschungsmittel und Einnahmen aus wirtschaftlichen Betätigungen), der Mittel der Studierendenvertretung und der Studienzuschüsse verwalten wir auch die Budgets, die den Lehrstühlen/Professuren etc. für Zwecke der wissenschaftlichen Lehre und Forschung zur Verfügung stehen.
Wir fordern bzw. nehmen alle Gelder an, verbuchen diese und überwachen den Zahlungsverkehr.
Wenn Sie allgemeinnützige begutachtete Forschung betreiben wollen, wie z. B. DFG-, EU- oder Bundesprojekte, berechnen wir zusammen mit der Abteilung Forschungsförderung die antragsfähigen Forschungsmittel.
Die Projektbetreuung umfasst die Erstellung von Mittelabrufen, rechnerischen Verwendungsnachweisen, Verwaltung von Programm- bzw. Projektpauschalen und Vorbereitung der Unterlagen und Teilnahme an Rechnungsprüfungen durch die Geldgeber.
Bitte beachten Sie: Zuwendungsbestätigungen (Spenden) dürfen nur von uns ausgestellt werden.
Im Bereich der wirtschaftlichen Betätigungen, d. h. bei Forschungs- und Entwicklungsaufträgen, Beratungstätigkeiten, Werbung etc., sind wir bei der EU-rechtlich erforderlichen Auftragskalkulation behilflich. Zusammen mit dem Referat Rechtsangelegenheiten zu Forschung und Technologietransfer bereiten wir Verträge mit Geschäftspartnern vor und erledigen steuerrechtliche Angelegenheiten.
Der Erwerb von Mitgliedschaften ist an sehr enge haushaltsrechtliche Voraussetzungen gebunden. Die Mitgliedschaft selbst darf nur durch die Universitätsleitung oder nach deren vorheriger Zustimmung eingegangen werden. Wir bereiten die Beitrittserklärung vor.
Wir beraten Sie in Fragen von Repräsentationsaufwendungen – Pausenverpflegung, Bewirtung und Geschenke – und sind behilflich bei der Erstellung von Kosten- und Finanzierungsplänen für Veranstaltungen mit Repräsentationsaufwendungen.
Wenn Sie geldannahmeberechtigt sind und Skripten verkaufen oder Tagungsbeiträge etc. annehmen, können Sie die Gelder bei der Zahlstelle einzahlen. Die Zahlstelle erstattet u. a. verauslagte Kleinbeträge, gegebenenfalls auch Reisekosten und/oder Honorare an ausländische Gäste
Die Finanzabteilung vollzieht Zuschüsse für Exkursionen und wissenschaftliche Veranstaltungen sowie die Mittelvergabe zum Zwecke der Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses und für das Programm zur Steigerung von Drittmitteleinwerbungen (Forschungspool).
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