Mittel für die Aufgaben der Studierendenvertretung
Im Rahmen des staatlichen Haushalts werden für den studentischen Konvent einschließlich des SprecherInnenrats sowie der Fachschaftsvertretungen regelmäßig Mittel für folgende Zwecke bereitgestellt:
- zur Vertretung der fachlichen, wirtschaftlichen und sozialen Belange der Studierenden,
- für fakultätsübergreifende Fragen, die sich aus der Mitarbeit in den Hochschulorganen ergeben,
- für die Förderung der geistigen, musischen und sportlichen Interessen der Studierenden,
- für die Pflege der Beziehungen zu deutschen und ausländischen Hochschulen.
Zur Verteilung dieser Mittel verabschieden Konvent/SprecherInnenrat und Fachschaften rechtzeitig vor Beginn eines Haushaltsjahres (Dezember) einen Haushaltsentwurf und legen ihn der Universitätsleitung (über das Referat VII/2) vor. In den Haushaltsentwurf sind auch Einnahmen und Ausgaben für Veranstaltungen, z.B. Kultur-, Musik- oder Vergnügungsveranstaltungen wie Partys einzubeziehen.
Die bereitgestellten Mittel werden von der Studierendenvertretung eigenverantwortlich bewirtschaftet. Konvent/SprecherInnenrat und Fachschaften benennen jeweils ein bis zwei Mitglieder, die mittels sachlicher und rechnerischer Prüfung der Vorgänge (Feststellungsbefugnis) die Bewirtschaftung ausüben.
Die staatlichen Mittel können insbesondere verwendet werden für
- Sachkosten (Geschäftsbedarf, Druck- und Kopierkosten, IT-Ausgaben etc.)
- Reisekosten von Gremiumsmitgliedern (Achtung: vorheriger Antrag an das Referat VII/2 und Genehmigung erforderlich)
- Aufwandsentschädigung für Gremiumsmitglieder
- Gastvortragshonorare inkl. Reisekosten
- Kulturelle Veranstaltungen
- Weihnachtsfeiern, Semestereinführungsveranstaltungen etc.
Für jede Veranstaltung mit Einnahmen ist dem Referat VII/2 rechtzeitig vorher eine Kalkulation vorzulegen. Wenn Räume für Veranstaltungen benötigt werden, müssen diese vorab über die Raumvergabe beantragt werden.
Abwicklung der Mittel
Sämtliche Mittel der Studierendenvertretung werden im Universitätshaushalt gebucht und überwacht. Das gilt auch für Einnahmen aus dem Skriptenverkauf und bei Veranstaltungen. Das heißt, Rechnungen werden durch das Referat VII/2 überwiesen, Einnahmen müssen bei der Zahlstelle unter Vorlage einer Barabrechnung eingezahlt werden. Geschieht das nicht, wird dadurch eine haushaltsrechtlich unzulässige „schwarze Kasse“ begründet mit möglicherweise strafrechtlichen Konsequenzen.
Über das QISFSV-Portal können Sie die Buchungen jederzeit online einsehen (Buchhaltung).
Beschaffungen
Für Beschaffungen sind an der Universität grundsätzlich die Referate VII/5.1 (Beschaffung) und VII/5.2 (IT-Einkauf) zuständig. Büromaterial können Sie über das Beschaffungsportal direkt ordern. Kopieraufträge erteilen Sie an die Kopierzentrale mit gesondertem Kopier- bzw. Druckauftrag.
Speisen- und Getränke für Veranstaltungen können ohne Beteiligung des Beschaffungsreferats grundsätzlich selbst eingekauft werden.
Die Anmietung eines Fahrzeugs bedarf der vorherigen Zustimmung des Referates Beschaffung.
Bestimmungen
- Ministerielle Regelungen für die Mittelverwendung
- Art. 52, 53 Bayerisches Hochschulgesetz
- „Schwarze Kasse“
- Rundschreiben Druck- und Kopierwesen
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