Dienst- und Fortbildungsreisen

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes, die schriftlich angeordnet oder genehmigt wurden.

Ausführliche Hinweise zur Abgrenzung von Dienstreisen, Fortbildungsreisen und Dienstgängen

Eine Reise dient der Fortbildung, wenn sie geeignet ist, die Durchführung der Dienstaufgaben der Bediensteten zu fördern (eingeschränkte Kostenerstattung: Bahnfahrt in der 2. Klasse bzw. 75 % der Wegstreckenentschädigung; Tagegeld 75 % der bei Dienstreisen zustehenden Sätze; volle Erstattung nachgewiesener notwendiger Übernachtungs- und Nebenkosten, z. B. Teilnahmegebühren). Beim Ablaufplan Fortbildungsantrag finden Sie weitere Informationen zum Ablauf und zur Beantragung.

Genehmigung der Reise

Eine Dienst- bzw. Fortbildungsreise ist vorher schriftlich zu genehmigen. Ein Antrag soll mindestens zwei Wochen vor Reiseantritt eingereicht werden. Eine nachträgliche Genehmigung ist nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig, z. B. in Eilfällen, die keinen Aufschub dulden, und wenn der Verzicht auf die Dienstreise dienstliche Nachteile mit sich bringen würde. Auf dem Antrag ist dies zu begründen.

Fügen Sie Ihrem Antrag das Programm, ein Einladungsschreiben oder Ähnliches bei.

Reisekostenvergütung wird nur gewährt, als die Aufwendungen und die Dauer der Dienstreise zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendig waren.

Inlandsreisen von Professorinnen und Professoren ohne Kostenerstattung bedürfen keiner Genehmigung. Benutzen Sie jedoch Ihr eigenes Kfz, besteht der Versicherungsschutz in der Dienstfahrt-Fahrzeugvollversicherung nur, wenn die Fahrt mit dem Privat-Pkw aus triftigen Gründen erfolgte und sie vorher ausdrücklich schriftlich angeordnet oder genehmigt wurde.

Die Lehrtätigkeit hat grundsätzlich Vorrang vor anderen Dienstaufgaben. Professorinnen und Professoren: Eine Abwesenheit, die Auswirkungen auf die Lehre hat (Ausfall oder Verlegung, aber auch Vertretung in der Durchführung einer Lehrveranstaltung), ist unverzüglich der Dekanin bzw. dem Dekan anzuzeigen. Dauert eine trotzdem durchgeführte Dienstreise während der Vorlesungszeit länger als sieben Tage, ist das Einverständnis der Dekanin bzw. des Dekans und eine Erklärung, wer die Lehrveranstaltungen abhält, vorzulegen.

Übernachtungskosten

Hotelrechnungen müssen als Rechnungsempfänger die Universität Passau aufweisen. Zum einen kann dies reisekostenrechtliche Auswirkungen haben (Berücksichtigung höherer tatsächlicher Kosten für das Frühstück bei Arbeitgeberveranlassung). Zum anderen haben mehrere Städte Übernachtungssteuern oder Kulturförderabgaben eingeführt, die bei dienstlichen Übernachtungen nicht anfallen. Auch aufgrund steuerrechtlicher Vorschriften bitten wir Sie dies zu beachten. Bereits vor der Anreise ist daher eine Nachfrage beim Hotel, welche Formulare zur Bestätigung der Arbeitgeberveranlassung benötigt werden, sinnvoll. Da durch die Glaubhaftmachung der dienstlichen Veranlassung der Anfall der Steuer bzw. Abgabe vermieden werden kann, handelt es sich bei diesen Zuschlägen nicht um notwendige Aufwendungen im Sinne des BayRKG. Eine Erstattung ist daher nicht möglich.

Bei Reisen innerhalb Deutschlands beträgt bei Orten bis 299.999 Einwohner der Übernachtungshöchstbetrag 90,00 € und bei Orten darüber 120,00 €. Übersteigen die Übernachtungskosten die jeweiligen Höchstbeträge, ist deren Notwendigkeit in der Reisekostenabrechnung ausreichend zu begründen. Bei Reisen im Ausland gelten folgende Sätze: Auslandstage- und -übernachtungsgelder

Verkehrsmittel

Deutsche Bahn

Fahrpreisermäßigungen sind zu nutzen (z. B. Deutschlandticket, Bayern-Ticket, BahnCard-Preis, Sparpreis). DB-Fahrkarten können im Rahmen des Geschäftskundenprogramms der Deutschen Bahn im Internet bzw. am Schalter (BMIS-Nr. 7200266) gekauft werden. Der Geschäftskundenrabatt (= 5 %) wird auf alle DB-Tickets zum Flexpreis-Business gewährt und kann mit den „BahnCard Business-Rabatten“ kombiniert werden. Antrag auf Einrichtung eines Benutzerkontos beim Geschäftskundenprogramm

Eine bereits vorhandene reguläre private BahnCard ist zu verwenden. Bei vielen Bahnfahrten, die dienstlich bedingt sind, ist die Anschaffung einer BahnCard Business zu prüfen. Die Kosten für eine reguläre BahnCard sind nicht erstattungsfähig. Bei Vorhandensein einer BahnCard 100 werden keine fiktiven Fahrtkosten für die Strecke Dienstort – Geschäftsort – Dienstort erstattet.

Ein privat beschafftes Deutschlandticket kann nicht – auch nicht anteilig – erstattet werden und ist dienstlich mit zu nutzen. Eine Erstattung ist nur möglich, wenn eine vorherige Genehmigung durch die Dienststelle vorliegt. Das Abonnement des Deutschlandtickets ist monatlich zum 10. eines Monats zum Ende des Kalendermonats kündbar. Für die rechtzeitige Kündigung ist die Inhaberin oder der Inhaber selbst verantwortlich.

Privater Pkw

Bei Reisen mit dem Privat-Pkw wird bei Vorliegen triftiger Gründe (Darlegung im Antrag) eine Wegstreckenentschädigung von 0,40 €/km gezahlt. Ansonsten sind es 0,25 €/km. Mit der Anerkennung triftiger Gründe entsteht eine zu Gunsten des Reisenden abgeschlossene Fahrzeugvollversicherung ohne Selbstbeteiligung. Im Rahmen dieser Versicherung besteht außerdem die Möglichkeit, eine sogenannte Rabattverlustversicherung gegen das Risiko eines Rückstufungsschadens in der Haftpflichtversicherung mit jährlicher Laufzeit abzuschließen. Jedoch sind Leistungen aus einer privaten Teil- oder Vollkaskoversicherung vorrangig gegenüber der dienstlichen Versicherung. Schäden im Rahmen dieses Versicherungsschutzes sind direkt bei der Ecclesia Versicherungsdienst GmbH, Klingenbergstr. 4, 32758 Detmold geltend zu machen. Die für die Schadensmeldung erforderlichen Formulare finden Sie auf der Webseite des Landesamtes für Finanzen: https://www.lff.bayern.de/themen/dienstunfallsachschaden/sachschadenersatz/.

Wird ein privates Kfz ohne triftigen Grund benutzt, ist der Ersatz von Sachschäden ausgeschlossen. Ebenso besteht bei Fortbildungsreisen kein Versicherungsschutz.

Flugzeug

Aufgrund der Bayerischen Klimaschutzoffensive sind Flugreisen zu vermeiden und es ist bevorzugt auf andere, umweltverträglichere Verkehrsmittel auszuweichen. Die Flugzeugbenutzung bei Reisen innerhalb Deutschlands ist daher immer zu begründen.

Sonstige Verkehrsmittel

Für Strecken, die aus triftigen Gründen mit nicht regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln (Miet-Kfz, Taxi etc.) zurückgelegt worden sind, können die entstandenen notwendigen Fahrkosten erstattet werden. Die Nutzung dieser Verkehrsmittel ist daher immer zu begründen

Abrechnung der Reisekosten

Ausschlussfrist von sechs Monaten: Der Anspruch auf die Vergütung der Reisekosten erlischt, wenn er nicht innerhalb von sechs Monaten nach dem Tag der Beendigung der Dienstreise geltend gemacht wird (Art. 3 Abs. 5 Satz 1 BayRKG). Auch eventuell gezahlte Abschläge müssen in voller Höhe zurückgezahlt werden.

Bei einer Finanzierung über Drittmittel sind zudem die Abrechnungsfristen für das Drittmittelprojekt zu beachten. Vergewissern Sie sich bitte, dass Ihr Erstattungsantrag vollständig und mit ausreichender Bearbeitungszeit rechtzeitig vor Ende der im Zuwendungsbescheid/Bewilligungsbescheid festgelegten Frist im Referat VIII/4 eingeht. Weisen Sie uns bitte rechtzeitig vor Fristablauf auf zeitkritische Anträge oder noch ausstehende Abrechnungen hin. Allein die rechtzeitige Einreichung des Antrags im Referat VIII/4 wahrt die Abrechnungsfrist bei Drittmittelprojekten nicht.

Die Dienstreisegenehmigung ist immer im Original dem Antrag auf Erstattung der Reisekosten beizufügen.

Tagegeld

Inlandsreisen

Tagegeld (TG)	eintägige Reise	mehrtägige Reise
bis zu 6 Std.	-,-	-,-
von mehr als 6 - 8 Std.	4,50€	6,50€
von mehr als 8 - 12 Std.	7,50€	11,00€
von mehr als 12 Std.	15,00€	21,50€
Übernachtungsgeld	-,-	18,50€ (ohne Nachweis)

Auslandsreisen

Aktuelle Übersicht Auslandstagegelder und Übernachtungshöchstbeträge

Private Verlängerung einer Dienstreise

Wird eine Dienstreise aus privaten Gründen verlängert, ist die Reisekostenvergütung so zu bemessen, als wäre nur die Dienstreise durchgeführt worden. Die private Verlängerung darf nicht zu einer Erhöhung der Kosten der Dienstreise führen. Bei Flugreisen ist der Reisekostenabrechnung ein Preisvergleich der Flugkosten für den Zeitraum der Dienstreise beizufügen.

Digitale Veranstaltungen

Soweit Teilnahmegebühren anfallen, ist auch die Teilnahme an solchen Veranstaltungen vorher anzuzeigen. Nutzen Sie dazu den „Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise“, fügen Sie eine Einladung oder Ähnliches bei und vermerken Sie, dass die Veranstaltung virtuell stattfindet.

Für das wissenschaftsunterstützende Personal gilt bei digitalen Fortbildungen: Sie benötigen keinen „Antrag auf Genehmigung einer Fortbildungsreise“. Es genügt die Genehmigung der Fortbildung mit dem Fortbildungsantrag über KIX.

Zur Abrechnung der Gebühren nutzen Sie den „Antrag auf Erstattung der Reisekosten“ nach der Teilnahme an der Konferenz oder Fortbildung.

Versicherungen

Die Aufwendungen für Reiseunfall-, Reiserücktritts-, Reisehaftpflicht-, Flugunfall- oder Auslandsversicherungen sind nicht erstattungsfähig.

Auslandsreisen

Achten Sie darauf, ob ein vollständiger Krankenversicherungsschutz besteht. Klären Sie dies im Zweifelsfall mit Ihrer Krankenversicherung.