BayRMS - Bayerisches Reisemanagement System

Die Voraussetzung für die Nutzung von BayRMS ist die Registrierung im Mitarbeiterservice Bayern. Den Registrierungslink zum Mitarbeiterservice Bayern finden Sie unter: https://www.mitarbeiterservice.bayern.de/. Nach erfolgreicher Registrierung im Mitarbeiterservice Bayern kann BayRMS direkt verwendet werden.

Beachten Sie bitte: BayRMS ist zunächst nur für einzelne ausgewählte Bereiche nutzbar. Informationen zur schrittweisen Einführung finden Sie auf der Startseite von BayRMS und auf unserer Homepage. Sollten Sie Interesse haben, BayRMS vorab zu nutzen, können Sie sich unter bayrms@uni-passau.de bei uns melden.

Kurzanleitung für Erste Schritte in BayRMS

BayRMS ist eine digitale Lösung zur Abbildung des kompletten Prozesses rund um die Beantragung und Abrechnung von Dienst- und Fortbildungsreisen. Es ersetzt den Antrag auf Genehmigung einer Reise und den Antrag auf Erstattung der Reisekosten und bündelt alle Unterlagen in einer digitalen Übersicht. Alle Anträge auf Genehmigung einer Reise werden nach der Genehmigung hinterlegt. Nach erfolgreicher Reise kann dann abgerechnet werden. Alle Abläufe bleiben in der eigenen Übersicht gespeichert. Auch kann der Stand der Bearbeitung nachverfolgt werden.

Folgende rechtliche Grundlagen sind für die Genehmigung und Abrechnung von Dienst- und Fortbildungsreisen relevant:

• Bayerisches Reisekostengesetz (BayRKG)
• Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Bayerischen Reisekostengesetz (VV-BayRKG)
• Bayerische Auslandsreiseverordnung (BayARV)
• Richtlinien zur Haushalts- und Wirtschaftsführung des Freistaates Bayern (Ab Nr. 4.9 "Dienstreisen")

Neben den rechtlichen Grundlagen bieten wir eine Vielzahl von weiteren Informationen an, um sich über die rechtlichen Grundlagen und Vorgaben informieren zu können:

• Informationsseite zu Dienst und Fortbildungsreisen
• Informationen zur Abrechnung von Reisekosten (aus dem Mittwochsupdate vom 20.11.2024)

1. Reisedatum: Tragen Sie die grundlegenden Rahmendaten Ihrer Reise ein.
2. Reisetage: Je nach Reise unterscheidet sich die Eingabe. Bei eintägigen Reisen müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt werden. Bei mehrtägigen Reisen gibt es Felder für jeden Tag.
3. Privataufenthalte: Falls ihre dienstliche Reise mit einem privaten Aufenthalt verbunden wird, tragen Sie die privaten Reisezeiträume hier ein.
4. Auslandsaufenthalte: Falls ihre dienstliche Reise mit einem Auslandsaufenthalt verbunden ist, tragen Sie die Zeiträume, während derer Sie sich im Ausland befinden, hier ein. Falls während der Reise mehrere Länder besucht werden, ist für jedes Land ein eigener Eintrag anzulegen.
5. Verkehrsmittel: Tragen Sie die bei der Reise zu nutzenden Verkehrsmittel hier ein. Bei der Nutzung mehrerer Verkehrsmittel ist für jedes ein eigener Eintrag erforderlich. Soweit Sie im Menübereich Voreinstellungen Einträge angelegt haben, können Sie aus Ihren Vorbelegungen auswählen oder die Daten auch einzeln erfassen.
6. Mitreisende: Falls andere Personen an der Reise teilnehmen, tragen Sie die betreffenden Daten, getrennt für jede Person, hier ein.
7. Nebenkosten: Falls bei der geplanten Reise bereits Nebenkosten abzusehen sind, tragen Sie die zu erwartenden Kosten hier ein.
8. Buchungs-/KRL-Daten: Informationen zu den Buchungsdaten finden Sie hier.
9. Antrag stellen: Bevor der Antrag versendet wird, können Daten dem Antrag angehängt werden. Nachdem alle Daten kontrolliert wurden, kann eine mitzeichnende Person (z.B. ein/e Vorgesetzte/r) ausgewäht werden. Durch "Antrag stellen" geht der Antrag an die mitzeichnende Person. Alternativ kann der Antrag auch direkt an "Reisekostenstelle VIII/4" zur Mitzeichnung gesendet werden, wenn es keinen (weiteren) Mitzeichnenden gibt. Die Reisekostenstelle bearbeitet den Antrag und nach der Genehmigung erhalten Sie eine E-Mail mit der Bitte um Prüfung der Antrags.

Es können weiterhin Abschläge beantragt werden. Leider bietet BayRMS aktuell keine Funktion, einen Abschlag direkt im System zu beantragen. Wir haben deshalb eine komfortable Möglichkeit bereitgestellt, um weiterhin Abschläge beantragen zu können. Füllen Sie dazu das folgende Fomular aus und beachten Sie unsere Checkliste:

• Es können maximal 80% der voraussichtlichen Kosten als Abschlag beantragt werden.
• Abschläge können erst ab 200€ ausbezahlt werden.
• Der Abschlag kann erst bei Vorliegen einer Genehmigung in BayRMS ausbezahlt werden.
• Der Abschlag kann systemtechnisch nur vor Antritt der Reise ausgezahlt werden (beachten Sie, dass der Abschlag rechtzeitig gestellt wird).

Formular zur Beantragung eines Abschlags

Bitte beachten Sie die Hinweise zu den exportkontrollrechtlichen Vorschriften und Empfehlungen. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Exportkontrollstelle unter exportkontrolle@uni-passau.de.

In BayRMS können erstmalig (Sekretariats-) Vollmachten erteilt werden. Im Menübereich Vollmachten ist es möglich, sich eigene Anträge durch eine andere Person erstellen zu lassen (z.B. Sekretariat, Vorzimmer, usw.).

Über die Schaltfläche "Vollmacht hinzufügen" können Sie Personen hinzufügen. Es ist nur möglich Personen auszuwählen, die ebenfalls in BayRMS registriert sind und die in der selben Beschäftigungsbehörde tätig sind (entscheidend ist der Eintrag im Feld „Beschäftigungsbehörde“ in den persönlichen Daten).

Nach Auswahl der betreffenden Person legen Sie fest, für welche Ihrer Antragsformulare die Person eine Vollmacht erhalten soll.

Sobald Sie von einer anderen Person bevollmächtigt wurden in deren Namen Anträge zu stellen, erweitert sich BayRMS um den Menüpunkt Sekretariat.

Je nachdem, welche Vollmachten Ihnen übertragen wurden, können Sie für andere Personen Genehmigungsanträge und Abrechnungsanträge tätigen. Dabei werden in den Formularen jeweils die persönlichen Daten und Vorbelegungen der vollmachtgebenden Person angezeigt, und Sie können die Eingabe der Reisedaten für die Person vornehmen.

In der jeweiligen Antragsrubrik sehen Sie, welche Personen Ihnen für dieses Formular eine Vollmacht erteilt haben. Diese entscheiden darüber, ob Sie für alle Formulare oder nur für einzelne Bereiche bevollmächtigt sind.

Die Schaltfläche "Ansicht" hinter dem jeweiligen Namen, führt Sie in die betreffende Antragsliste der vollmachtgebenden Person und Sie können dort neue Anträge erstellen und die bestehenden Formulare einsehen.

Die Schaltfläche "Drei Punkte" bietet weitere Möglichkeiten in Bezug auf die vollmachtgebende Person. Sie können die Voreinstellungen der vollmachtgebenden Person bearbeiten. Hierdurch wird es Ihnen ermöglicht, sich den Erfassungsaufwand in den jeweiligen Antragsformularen zu erleichtern und zu reduzieren.

Sofern die Genehmigung einer Reise in BayRMS beantragt und erteilt wurde, können Sie auf Grundlage der bereits vorhandenen, genehmigten Reisedaten direkt die Abrechnung durchführen. Rufen Sie im Menü Neuer Abrechnungsantrag den Punkt „Neue Abrechnung mit BayRMS-Genehmigung“ auf.

Sie sehen dann eine Übersicht aller Genehmigungsanträge, die für eine Abrechnung in Frage kommen.

Falls der gewünschte Antrag in der Listenübersicht nicht angezeigt wird, beachten Sie bitte die eingestellten Filterkriterien und passen diese ggfs. entsprechend den Bedürfnissen an. Öffnen Sie den betreffenden Antrag zur weiteren Bearbeitung über den Button "Bearbeitung".

Danach öffnet sich der genehmigte Antrag und es kann darauf aufbauend eine Reisekostenabrechnung erstellt werden. Ergänzen Sie im Antrag alle neuen Informationen und Reisekosten, aktualiseren Sie alle Reisezeiten und überprüfen die restlichen Daten auf Ihre Richtigkeit. Nach der Fertigstellung müssen alle Belege hochgeladen werden und der Abrechnung angefügt werden. In einem letzten Schritt öffnet sich eine Übersicht, in der alle Informationen nochmals kontrolliert werden können. Der Antrag kann den entweder versendet ("Antrag sofort senden") oder auch als Entwurf abgespeichert werden ("Versandbereit speichern").

Eine ausführliche Anleitung zur Genehmigung und Abrechnung über BayRMS finden Sie hier.

Unter dem Menüpunkt Voreinstellungen können Sie Vorbelegungen für Ihre Anträge definieren. Diese Daten werden dann als Vorschlag in Ihren neuen Antrag übernommen. Eine Änderung im jeweils aktuell geöffneten Formular ist jederzeit möglich.

Belegen Sie sich Daten vor, wenn sich häufig wiederkehrende Reiseszenarien ergeben. Die Vorbelegungsfelder sind analog der Steps in den Antragsformularen gegliedert. Je nach rechtlicher Relevanz sind eine oder auch mehrere Vorbelegungen in den einzelnen Steps möglich.